雖然電子發(fā)票的規(guī)定已經(jīng)存在了十多年，但近年來在全球范圍內(nèi)，對于電子發(fā)票政策的應(yīng)用率正在激增。所以，盡管電子發(fā)票在美國還不是強(qiáng)制性的，但美國賣家了解電子發(fā)票是很重要的：它是什么、它的機(jī)制是什么、哪些場景需要提供電子發(fā)票，以及把紙質(zhì)發(fā)票換成電子發(fā)票有什么好處。

顧名思義，電子發(fā)票指的是電子傳輸數(shù)字發(fā)票和相關(guān)文件（例如：信用票據(jù)、付款條款和采購訂單）。電子發(fā)票包含與紙質(zhì)發(fā)票相同的信息；用電子方式創(chuàng)建、發(fā)送和存儲(chǔ)發(fā)票，完全不用紙張，節(jié)省了公司的時(shí)間、資源和勞動(dòng)力。

電子發(fā)票一般會(huì)自動(dòng)以電子方式處理，有以下兩種格式：

結(jié)構(gòu)化發(fā)票格式：電子發(fā)票通過結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)交換（EDI）轉(zhuǎn)移到客戶的ERP，這是肉眼無法看到的。電子數(shù)據(jù)交換通常以電子方式持有，直到內(nèi)部批準(zhǔn)，然后歸檔。

混合發(fā)票格式：混合發(fā)票格式是一些國家最常用的電子發(fā)票類型。發(fā)票通常以PDF-A/3文件和結(jié)構(gòu)化發(fā)票（用于計(jì)算機(jī)的XML文件）的形式發(fā)布，PDF-A/3文件是人們可以看到的。

這種格式規(guī)定了發(fā)票如何發(fā)送（通過EDI或XML）、查看和接受。電子發(fā)票的一個(gè)巨大好處是無需人工干預(yù)就可以讀取。事實(shí)上，在某些情況下，人工操作數(shù)據(jù)是被禁止的。

所有國家的電子發(fā)票政策都要求在某些情況下以數(shù)字方式提交某些文件，但除此之外，每個(gè)國家的電子發(fā)票要求是不相同的?？赡軙?huì)不同的部分不僅包括格式，還包括誰被授權(quán)提交，誰必須批準(zhǔn)，記錄保存要求等等。

總的來說，有兩種方法：在美洲流行的清算方法和在歐洲更常用的審計(jì)后方法。雖然兩者存在相同的點(diǎn)，如身份認(rèn)證要求，但兩者之間有一個(gè)關(guān)鍵區(qū)別。

在清算方式下，發(fā)票在供應(yīng)商、稅收管理員和買方之間流動(dòng)，并接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的實(shí)時(shí)審計(jì)。稅務(wù)機(jī)關(guān)就像一個(gè)看門人一樣，審查供應(yīng)商提交的所有發(fā)票。如果有任何不對勁的地方，發(fā)票就會(huì)被拒絕，交易就會(huì)暫停或停止。

越來越多的國家正在采用清算模式，因?yàn)檫@使他們有更多權(quán)力將稅務(wù)欺詐扼殺在萌芽狀態(tài)。

例如，在墨西哥，政府認(rèn)證的代理機(jī)構(gòu)必須批準(zhǔn)發(fā)票，然后才能將其交給買家。供應(yīng)商將發(fā)票提交給稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行審查。如果發(fā)票被批準(zhǔn)，稅務(wù)機(jī)關(guān)會(huì)添加一個(gè)數(shù)字簽名，并將簽名的發(fā)票傳回給供應(yīng)商，然后由供應(yīng)商將其轉(zhuǎn)交給客戶。 

根據(jù)意大利類似但不同的電子發(fā)票規(guī)定，所有相關(guān)的發(fā)票必須通過意大利稅務(wù)局的電子發(fā)票平臺(tái)Sistema di Interscambio（Sdl）。Sdl實(shí)時(shí)驗(yàn)證每個(gè)應(yīng)稅交易是否適用適當(dāng)?shù)亩愂眨⒃谂鷾?zhǔn)的發(fā)票上添加數(shù)字簽名。在大多數(shù)情況下，Sdl會(huì)將發(fā)票提供給買方，但也有可能將發(fā)票發(fā)送給供應(yīng)商，讓其發(fā)送給買方。

印度正在實(shí)施的電子發(fā)票系統(tǒng)也對發(fā)票進(jìn)行電子認(rèn)證。印度的系統(tǒng)在使用的幾個(gè)月中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了欺詐案件和數(shù)據(jù)不匹配。其他使用清算方法的國家也發(fā)現(xiàn)它有助于減少錯(cuò)誤和欺詐，從而減少稅收差距。

稅務(wù)機(jī)關(guān)并不直接參與后審計(jì)方式的交易--他們不需要批準(zhǔn)發(fā)票就可以將其轉(zhuǎn)交給客戶。然而，審計(jì)后的方法確實(shí)為稅務(wù)官員提供了對商業(yè)交易的更大可視性。

有了這個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字或電子發(fā)票在供應(yīng)商和買方之間（直接或通過服務(wù)提供商）流動(dòng)，就像使用紙質(zhì)發(fā)票時(shí)那樣。然而，電子發(fā)票也必須送交稅務(wù)機(jī)關(guān)。交易記錄必須保存一段時(shí)間，這往往比通過清算方式接受的文件的要求要長。

無論采用哪種方法，遵守一個(gè)國家的電子發(fā)票要求的第一步是理解它們是的規(guī)定內(nèi)容。是否強(qiáng)制要求使用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）？是否需要獲得電子簽名？電子發(fā)票記錄必須保留多長時(shí)間？企業(yè)必須知道這些和其他相關(guān)問題的答案。

對于廣泛使用的清算方式，有幾個(gè)通用的法則：

●供應(yīng)商的ERP按照報(bào)告國的規(guī)范生成電子發(fā)票

●電子發(fā)票直接發(fā)送到稅務(wù)機(jī)關(guān)的門戶網(wǎng)站和買方的應(yīng)付賬款系統(tǒng)

●門戶網(wǎng)站以電子方式驗(yàn)證電子發(fā)票

●買方批準(zhǔn)或拒絕電子發(fā)票

●買方向供應(yīng)商支付經(jīng)批準(zhǔn)和認(rèn)證的發(fā)票

●供應(yīng)商進(jìn)行納稅申報(bào)，并按要求向稅務(wù)機(jī)關(guān)納稅

實(shí)施電子發(fā)票規(guī)定的國家包括但不限于：埃及、法國、希臘、印度、愛爾蘭、意大利、約旦、荷蘭、挪威、波蘭、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英國和越南。

各國通常會(huì)分階段實(shí)施電子發(fā)票要求，以使企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)有時(shí)間采取必要的措施來遵守這些要求。許多國家一開始就規(guī)定企業(yè)對政府（B2G）的交易必須開具電子發(fā)票；企業(yè)對企業(yè)（B2B）和企業(yè)對消費(fèi)者（B2C）的交易通常也會(huì)跟進(jìn)。 一些國家甚至對企業(yè)和物品之間的交易(B2T)實(shí)施電子發(fā)票要求，即物聯(lián)網(wǎng)(IoT)。

例如，法國的電子發(fā)票要求正在實(shí)施，具體如下：

● 2017年1月。某些B2G交易開具發(fā)票

● 2023年1月。大型企業(yè)的B2B和B2C（國內(nèi)和國際）開具發(fā)票

● 2024年1月。為中型企業(yè)開具B2B和B2C（國內(nèi)和國際）發(fā)票 

● 2025年1月。小型公司的B2B和B2C（國內(nèi)和國際）發(fā)票開具

印度也在逐步推行強(qiáng)制性的電子發(fā)票要求。年?duì)I業(yè)額超過100億的公司從2021年1月1日起對B2C交易有一定的電子發(fā)票義務(wù)。2021年4月1日，該義務(wù)擴(kuò)展到B2B交易。

美國管理和預(yù)算辦公室（OMB）第15-19號備忘錄指示各機(jī)構(gòu)在2018年前完全以電子方式管理聯(lián)邦采購的發(fā)票。根據(jù)該指令，這樣做將促進(jìn)效率和透明度，減少浪費(fèi)，并使供應(yīng)商更容易與政府做生意。

雖然這個(gè)雄心勃勃的目標(biāo)尚未實(shí)現(xiàn)，但據(jù)估計(jì)，美國政府處理的發(fā)票中有40-45%是電子的--而且潮流還在向這個(gè)方向發(fā)展。

各國出于各種原因制定了電子發(fā)票要求，其中包括：

● 加強(qiáng)現(xiàn)金流（加快發(fā)票交付時(shí)間和付款）

● 提高效率

● 提高安全性

● 減少欺詐行為

● 減少浪費(fèi)（紙張）

電子發(fā)票的吸引力對于稅收差距大的國家（也就是逃稅和欺詐程度高的國家）可能特別大。從一開始就有稅務(wù)機(jī)關(guān)的參與，就像清算方法一樣，可以幫助各國識(shí)別和減少稅務(wù)欺詐。

企業(yè)也可以從電子發(fā)票中受益，即使是在還不需要電子發(fā)票的領(lǐng)域。對企業(yè)的好處包括增加儲(chǔ)蓄，因?yàn)楣驹诎l(fā)票上投入的時(shí)間和資源(時(shí)間和材料)更少。根據(jù)Inposia的說法，從紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)換為電子發(fā)票可以減少高達(dá)80%的成本。

自動(dòng)創(chuàng)建和提交電子發(fā)票也可以減少人工錯(cuò)誤。而且，由于電子發(fā)票只需按下一個(gè)按鈕就能送達(dá)，因此，從開具發(fā)票到標(biāo)記付款之間的時(shí)間差可以大大縮短。電子發(fā)票還增強(qiáng)了安全性，并且比提供紙質(zhì)發(fā)票具有更大的靈活性。

細(xì)心的賣家可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，從全球各國先后稅改，到電子發(fā)票的發(fā)展和應(yīng)用，各國政府對于稅務(wù)數(shù)據(jù)也會(huì)越來越清晰，財(cái)稅合規(guī)也已經(jīng)成為跨境電商發(fā)展的必然趨勢。

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