數據作為外貿的立足之本，雖說外貿ERP系統的主要作用是對企業信息的整合，但是信息的載體和表達都要通過數據完成。因此對于外貿ERP管理系統實施來說，數據的整理工作就顯得尤為重要。那么該如何整理好這些“重要數據”呢？

1、確定工作范圍
首先根據外貿ERP管理系統項目范圍確定哪些數據需要準備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。

2、建立必要的編碼原則
外貿ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的，編碼可以對數據進行唯一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。

3、建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其他基礎數據中被引用，并且數據量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。

4、BOM結構的確定
如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊，BOM就是必須的基礎數據。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系，這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定，今后的統計分析就不能細化；如果半成品設定多，就會大大增加數據量。如果遇到下列情況，那么半成品要設置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統，BOM 每多一層，相應增加BOM數據量的同時還會增加物料信息的數據量，應盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態。

5、離散數據整理
在這些離散數據中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉傳遞，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發出的表格統一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數據丟失。

6、數據檢查

完整性檢查
完整性即記錄數量是否完整?？梢哉埰髽I中有經驗的人員復查或計算一下總數，將其和歷史數據比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的外貿ERP管理軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定，如物料的提前期、默認倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業今后的業務和統計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區等。

正確性檢查
正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線前必須發現并改正。

唯一性檢查
數據的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕，這種錯誤亞馬遜ERP管理系統是發現不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發生多個賬務錯誤。

7、數據錄入
錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質，應該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來就是錄入工作了。

8、系統檢驗
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數據，例如將數據庫備份成一個新的數據庫，將企業常用的流程在新數據庫中做一遍，通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。

數據是死的，但人是活的。只要找準方法，快速、低成本、低錯誤率地完成外貿ERP管理系統的基礎數據準備便輕而易舉。

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