外貿商務函的書寫特征有什么呢？

*禮貌。

這里所說的禮貌，并非只是應用諸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的禮貌用語。更是要體現一種為別人思考，多諒解對方心境和處境的態度。假如本著這種態度去和別人交流，那么即使你這次謝 方的要求，也不會因此失去這個小伙伴，不會影響以后合作的機遇。

尤其要注意，在雙方看法不一致的情形下，首先要懂得和尊敬對方的看法。當別人的建議不合理，或對你的責備不公平時，請表示出你的高調，你可以言之鑿鑿，表達你的觀點，但是要注意注意禮節禮貌，避免應用無禮的語言。

也要提示一下，中國人有一句話叫“過猶不及”。凡事，一旦過火，后果反而不好。彬彬有禮，也許會變成奉承，真摯過了頭，也會變得天真幼稚。因此，更重要的是把握好“度”，能力到達預期的后果。

*簡練。

正如前面所說，用簡潔的語言書寫信件，使你的書信看起來簡明扼要，清晰易懂。應用普通詞匯，避免冷僻或拼寫繁瑣的單詞。一詞能表達，而不能應用詞匯。應用多個短句，因為短句容易懂得。更少地應用“和”、“but”、“however”、“consequently”等連詞來使句子冗長。不要在同一信件中應用多于一個意思相同的詞。

*準確。

關于數據或特定信息，如時間、地點、價錢、貨物編號等，盡可能做到準確。這將使溝通的內容更加清晰，更有助于加快交易的流程。

*目的明白。

請在郵件中注明對方公司的名稱，或直接在信頭稱呼收件人的姓名。這將使另一個人知道該郵件是專門發給他的，而不是哪些群發的，因此表明了它的關鍵性。當然，如果你不能明確收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*言簡意賅。

請在郵件中注明對方公司的名稱，或在信頭直呼收件人姓名。這將使另一個人知道該郵件是專門發給他的，而不是哪些群發的，因此表明了它的關鍵性。當然，如果你不能明確收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*快速回應。

要及時回復買家，必定要及時。由于采購商通常只看到更早的幾次回復，從中選擇適合的供給商。假如你的回復不夠及時，你會因沒有抓住機遇而失去商業機遇。

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