出差期間，往往不能在第一時間處置郵件，如果身在國外，甚至有可能兩三天才會看一下郵箱。為了避免客戶久等，或者錯過某些關鍵事項，需要在郵箱里設置好主動回復。讓客人知道，有緊迫的事情，如何聯系到你，或者應當聯系誰。

一、郵件模板

DearSirorMadam,

I'mnotintheofficefromJul.14"toAug.1",andhavelimitedtimetocheckandreplye-mailsinthatperiod.

Foranyurgentissues，pleasecontactmycolleagueMs.JennyChowat+852-×××-×××,andjennychow@×××.com.

Sorryfortheinconvenience！

Bestregards,

CindyTsui

二、常用語句

1.PleasecontactwithmedirectlyasTomisonannualleavethesedays.

因為湯姆更近在休年假，有事請直接與我聯系。

2.Ihavelimitedtimetochecke-mailsrecently.

近來我不太有時間查收電郵。

3.Pleasecallmymobileforanytopurgentissues.

任何超緊迫的事情,麻煩您直接打我手機。

4.IwillbebackonMay12t.

我會在5月12號回公司。

5.IhavetoreschedulemynexttriptoOsaka.

我需要重新支配我接下來去大阪的行程。

專業的業務員會在出差或休假前，把主動回復郵件寫好兩份，保留起來。一份是interna，另一份是external。

前者發給公司的同事，后者發給公司以外的人。郵件的著重點可以有所不同。前者可以告知同事，自己什么時候什么原因不在公司，有關鍵問題可以聯系誰，而外部郵件通常都對比正式，只涉及業務方面的問題，應固定幾個聯系人負責公司的對外聯系，這樣不會使客戶感到很凌亂。

希望上述內容對您有所幫助。

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