為了做好商務會談這項辛苦繁瑣而又十分關鍵的工作，必需事前做好充足預備。許多研討表明，預備工作的充足與否直接影響到會談的結果。在一般的進出口會談中，需要預備的事項很多，其中主要包含下列工作:

一、組織會談團隊

加入會談的人員需要具備多方面的專業知識，并擅長綜合運用各種知識。一般地說，他們應具備下列條件:

(1)必需熟習我國對外經濟貿易方面的方針政策，并了解 關于對外經濟貿易方面的具體政策辦法。

(2)必需掌握洽商交易流程中可能涉及的各種商務專業知識，如商品知識、市場知識、金融知識和運輸、保險等方面的知識。

(3)必需熟習我國公布的有關涉外法律、法令與規則，并了解有關國際貿易、國際技術轉讓和國際運輸等方面的法律、通例以及有關 的政策辦法、法規和管理制度等方面的知識。

(4)應該熟練地掌握外語，并能用外語直接治談交易和處置有關商務問題。

(5)具有較高的 、政策程度，較好的心理素質和較高策略程度，并擅長靈活靈巧地處置洽商流程中涌現的各種問題。

二、熟習目的市場

在會談流程中，由于交易雙方的立場及其尋求的具體目的各不相同，故往往充斥尖利繁瑣的利害沖突并涌現重復討價還價的情形。加入商務會談人員的義務是，依據購銷意圖，針對交易對手的具體情形，發揮各種行之有效的策略，準確處置和解決彼此間的沖突和抵觸，謀求一致，達成一項雙方都能接收的公正合理的協定。由于交易雙方達成的協定，不僅直接關系著雙方當事人的利害得失，而且具有法律上的束縛力，不得輕易轉變，所以是否拍板成交和達成協定，彼此都應持鄭重態度。如果由于失誤而導致商量失敗，就會失掉成交的機遇。如果由于我方人員急于求成、忽視大意或其他原因，作了不應有的妥協，或接收了不合理的成交條件和有悖于法律規定的條款，致使交易商量中涌現一些錯誤和隱患，往往事后難以補救。這不僅會使我方在經濟上遭遇不應有的損失，而且還可能給履約造成困難，進而影響雙方關系，對外造成不良的 影響。

在會談之前，必需從調查研討人手，通過各種門路普遍收集市場材料，增強對國外市場供銷狀態、價錢動態、政策法令辦法和貿易習慣等方面情形的調查研討。會談對方在思考滿足其利益時，一般都脫離不了他所處的市場環境。熟習目的市場情形，可以讓我們更了解會談對方的實際和潛在的要求情形，以便更好地把握會談的結果。

在熟習國外目的市場時，應該注意以下兩個問題。

(1)增強對市場供求關系的研討，包含價錢走勢，以及影響供求關系的市場因素，如 決策、消費者偏好、企業投資要求、優惠政策、工資程度、貨幣政策、財政政策等的研討。

(2)思考目的市場的競爭情形。首先，掌握國外市場的競爭狀態，可以使得我方合理明確成交的價錢條件，避免涌現定價過高或過低的情形。因為，定價過高，可能造成喪失成交機遇或者影響會談效力;定價過低，又會付出不必要的代價。其次，掌握國外市場的競爭情形，可以使我們有更多的選擇余地。如果談不成，我們可以思考其他替代的計劃，以便為我方獲取較好的成交條件提供討價還價的籌碼。例如向國外訂貨時，要做到“貨比三家”，從優選擇，以維護我方的利益。

三、了解交易對象

為了做到“知己知彼”，在商務會談之前，首先必需通過各種門路對客戶的 、文化背景、資信情形、經營規模、經營才能和經營風格等方面的情形進行了解和分析，防備國際商業風險。其次，要對客戶真實的需要進行了解和交流。通過各種有效門路探求客戶的潛在的需要。更后，就是要了解客戶慣常的做法，以及關懷和擔憂的問題，以便在滿足對方要求的同時，為我方爭奪較好的成交條件。

四、制訂商務會談的計劃

會談的計劃，是指為了完成某種或某類商品的進出口義務而明確的經營意圖、需要到達的更高或更低目的，以及為實現該目的所應采用的策略、程序和做法，它是對外治談人員遵守的根據。計劃的內容繁簡不一。對大批進出口商品交易所擬定的經營計劃，一般對比詳細具體，尤其是制訂某些大批交易或要點商品的會談計劃時，更要思考周全,因為會談計劃的完美與否，是決議成敗的重要。在會談計劃中，對需要會談的問題，應分清主次，合理支配會談的先后次序，明白對每一主要問題應該掌握的分寸和尺度，以及預備好在會談中涌現某些變更時所應采用的對策和應變辦法，力爭會談成功，以取得更佳的后果。對一般中、小商品的進出口,則只要擬定簡單的價錢計劃即可。

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