對外貿易信函是樹立對外貿易關系和進行對外貿易的主要手腕。外貿函電包含樹立客戶商業關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、驗收、簽約、包裝、發貨、付款、付款、結算、保險、商檢、索賠、代理及仲裁等若干個特殊情勢的貿易和經濟技巧合作。對外貿易信函的本質就是雙方你來我往的會談，最后達成協定就能完成定單。那么怎樣能力更好地和顧客達成一致呢，這就須要我們互相斟酌，以顧客為中心，斟酌顧客的各種請求，事先預想顧客可能遇到的問題。具體地說，在對外貿易經營的不同階段，可以采用不同的辦法，最終與客戶達成一致。

詢盤：用禮貌的語言來進步顧客的好感。

訊問是指一方預備買賣某種商品的交易行動，其交易行動是向潛在的供給商或買家摸索該商品的成交條件或交易的可能性，這種交易沒有法律束縛力，因此可以作為一種初步的相互接洽。在兩人剛開端來往的時候，樹立友愛關系的最根本條件是禮貌。問詢時多用禮貌的語言訊問有關商品的詳細情形或請求供給必定的服務，態度禮貌謙恭，轉達與對方合作的友愛意愿。

報盤：對方好處優先，身份認同加強。

賣家依據買家來函，向買家發出貨物信息，或接收詢盤，是賣家依據買家來函向買家發出的報價，其內容可能包含商品名稱、規格、數目、包裝、條件、支付方法及交付期限等。

報盤有兩種：虛盤，也就是沒有束縛性報價。一般而言，大多數報價都是虛盤，虛盤中沒有解釋報價的有效日期，并附有保存條件，實盤則規定了有效日期，且一經接收，報盤人便無法撤銷報價。因此如為實盤，應注明有效期，以免造成不必要的喪失和糾紛。為了進步交易伙伴對自己的產品和報價的認同感，在在會談階段的會談中，盡可能多地應用第三人稱“you”或“I”開頭，少用“we”或“I”來增長交易伙伴對自己的商品和報價的認同。

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