對于外貿業務員來說，寫郵件是每天都在重復的工作內容。無論是開發信，還是與客戶的回復溝通，都需要我們更好的拿捏和把握。

如何把握郵件的質量，如何寫好郵件，其實是有原則可以去衡量和遵循。一般來說，商務郵件有以下七個方面的寫作規則，通常被稱為“7C原則”：

Clearness?清楚原則

清楚包括兩個方面的內容，一是寫信者在擬文前知道自己要寫什么；二是對方收到信函時可以完全了解寫信者要表達的意思，不會產生誤解。這就要求寫信者頭腦清楚、條理清晰、表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。

Conciseness 簡潔原則

簡潔是指用最少的語言表達最豐富完整的內容，并且不影響信函的禮貌性。

簡潔使信函更加簡明有力。

商務英語信函的格式要簡明扼要，語言要通俗易懂，內容要精練豐富。這要就要寫信者在行文過程中盡量選用簡單、易懂、樸素的詞匯，采用簡潔、直接的句子。

Correctness 準確原則

商務英語的信函與買賣雙方的權力、義務、利害關系、企業形像等息息相關，是制作各種商業單據的依據，以及進行商業活動往來的重要憑證。

準確無誤是商業英語信函寫作中最最要的原則。準確原則不僅僅指單詞拼寫、標點符號無誤，語法使用、結構格式正確，還應確保信函所涉及的信息、數字、事實準確無誤。

因此，在進行商業英語信函寫作中應反復審核相關信息，如：收信人的職稱、姓名、地址、交貨時間、地點、貨物品質、顏色、尺碼、單價、總價、包裝等。

Concreteness 具體原則

具體原則是指信函中涉及的內容要言之有物，信息要詳實具體，表達要完整。

商務信函寫作中注意避免類似：

soon, at an early date, good, nearly 等籠統的、含混不清的表達法。

例如：

I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.

Courtesy 禮貌原則

為了建立、保持一個友好貿易關系，商務英語信函往來一般要注意禮貌原則，以禮待人。

禮貌原則不僅僅體現在使用 Please,thanks you 等這些詞匯上面，而是要在字里行間體現謙虛的態度，并做到不卑不亢、得體大方。

具體的禮貌原則基本包括這幾個方面：遵守國際商務往來慣例；尊重對方風俗習慣；語言表達要客氣有分寸，避免使用命令口氣；多用友好、肯定的語氣，盡量用委婉語氣指出對方不盡人意的地方，復信要及時。

Consideration 體諒原則

體諒是指以對方利益為出發點，站在對方的立場周到、細致的考慮問題，以便得到對方的好感而達到所預期的目的。

體諒原則是商務交往中為了促成交易所使用的一種技巧。

Completeness 完整原則

一封完整的商業信函應該是對對方提出的問題逐一回答而且對自己要表達的重要信息一一道清。

信函的完整性有助于建立良好的企業形像，節省雙方的商務往來時間而達到預期效果，避免因重要信息不全而引起不必要的糾紛。

特別聲明：以上文章內容僅代表作者本人觀點，不代表ESG跨境電商觀點或立場。如有關于作品內容、版權或其它問題請于作品發表后的30日內與ESG跨境電商聯系。