外貿知識總結分享，值得收藏

外貿知識總結分享，值得收藏

發現一個外貿知識總結分享如下，非常值得收藏：和一個同學聊天,她向我訴說她現在的工作狀態，上班時經常都是東一榔頭西一棒槌,感覺每天特忙,可是又不明白自己在忙什么。經常到離下班還有不到一小時的時候才發現還有幾封新的郵件還沒有回,還得加小會班。下班路上反省今天上班的收獲和成績,總是慚愧下決心第二天多注冊幾個網站,多整理資料,研究客戶。我想這種情況的確存在于一些業務員身上。那么我就謹以此文給這些朋友一些建議,希望對你們有所收獲。

有人說:人生最寶貴的兩項資產,一個是頭腦,一個是時間。無論你做什么事情,就算不用腦子,也要花費時間。因此,管理時間的水平,決定了你事業乃至生活的成敗。我們可以估摸算算,每個星期有168小時,其中按照平均睡眠一天8小時算(我嚴重睡眠不足),一周睡覺時間56個小時。有21個小時用于吃飯和休息,剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個小時,你如何運用好,才能讓自己向著最初的目標和方向前進

每天下班前5分鐘想一下,今天一天都完成了哪些事,沒有完成哪些事。在這過程中,你是否保持著清晰的思路?

從今年六月份開始,公司陸陸續續來了幾個新業務員。當初他們來的時候,公司搞了一系列的新員工培訓,我也給他們培訓過業務開發和業務跟進。

上周的某天傍晚,我如往常一樣在公司里加班,老板一反常態地拉了把椅子坐到我辦公桌邊,散了根煙,說還沒忙完啊,注意休息身體要緊,別累著。我知道,老板估計有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句,老板說幾個新來的業務員,來了也有近半年了,業務上面還是沒有多少起色,有的甚至還沒有開張。感覺他們平時也沒閑著,每天開發信也發的不少,阿里的詢盤有不清楚的也經常去問產品知識。但每次例會,問他們在忙些什么,需要他們匯報的時候,他們幾個都說不出很詳細的內容。

我能理解,公司的管理者,都是在意過程的同時,更看重結果。我想他們更多的是通過業績來判斷自己的員工是否是真正的在忙。換位思考,如果我是領導,我也會不禁考慮,一個業務員如果一個月只有兩三萬美金的銷售額,到底能有多忙呢?

之后老板讓我留意辦公室的業務員的工作狀態,并找他們談談,到底有什么問題。于是我觀察了一周,發現一些問題:工作效率低下,工作無計劃性,把很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。

我們早上是9點上班,但是我發現都10點半了,還有一些業務員在看騰訊新聞。不得不說,騰訊的新聞彈窗新聞內容的確很豐富,羅列了很多熱點新聞。而這些新聞,點了一個之后又會想點下一個。

可能他們覺得,早上剛來沒什么狀態,先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意,凡事要掌握個度。我一般都是隨便看看經濟類的,其他娛樂八卦很少看。

另外,我發現有些人是完美主義者,對于一些不重要的小事,也要力求完美。舉個例子,有個新業務員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結,修改了一上午。我實在搞不懂,有那個必要嗎?搞得像是在寫一個復雜程序的代碼!

另外,很多業務員是在被動地工作。客戶詢盤來了,就準備回復詢盤,回復客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時候,就感覺沒事情做了。其實,事情很多,沒有計劃,就不知道從哪里下

手。做了計劃之后,就不一樣了,每天都排得滿滿的,維護客戶、跟蹤客戶、寄樣品等,這樣,每天計劃完成,工作也會充實許多。

外貿業務員到底如何提高工作效率?

我們先從總體說說時間分配吧,從一個外貿業務員早晨走進辦公室開始(泡茶,整理桌面略過)

一、先打開網頁查看一下匯率情況,一般以中行或央行為參考。

作為一個外貿業務員,及時了解匯率的動向是很必要的工作。

另外,我一般還要看看國內的原材料的價格走向。一般頂多十分鐘可以完成。(比如可以在Ali 的原材料市場頻道或者其他行業性資訊網站)

二、打開郵件客戶端,再打開客戶跟蹤情況表,查看一下有哪些客戶是已經有一段時間沒有聯系的。(我一般是按照23個星期左右的時間)

給他們逐個發一些問候的郵件,郵件的內容根據不同的對象選擇不同的內容。

這么做的好處在于:

(1)和未成交客戶保持聯系,讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要,他會第一時間想到你!

持續地聯系,給未成交客戶一種感覺,你的服務很好并且有誠意跟他合作,那么當他的老供應商出問題的時候,他會給你機會!

拿個找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時候,我們一接到新貨代的自我推薦的電話,都是隨便應付幾句,恨不得早點掛電話。后來,公司的貨代出現了問題,決定更換貨代。正好過了兩天,接到一個打過好幾次電話的貨代的來電,于是很高興,約了時間談談。后來貨代過來以后詢問了一下價格和服務,之后很快就合作起來了。

郵件的內容以簡潔、輕描淡寫為主,千萬別寫太長,客戶沒那么多時間看!有些業務員,寫開發信的時候已經寫了一堆介紹公司優勢如何如何的內容,那么跟進的時候根本不需要再寫了!寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同,但人的心理還是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention  reply. Thanks.

Best regards,

XXX

(2)和已經成交客戶增進關系,展示服務!客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。

設想一下,當你從商場里買了一個不知名品牌的電器,買回來用了一周后突然有個回訪電話,問您使用中是否有任何問題或者不便,您的任何建議都會對今后提升產品的品質和服務起到至關重要的作用。你會不會感覺有種驚訝,或者說驚喜?不管產品品牌如何,產品體驗如何,起碼服務應該說是比較滿意的。對這個品牌或者制造商內心也會打一些分。

其實放到外貿中是一個道理,有些業務員認為出了貨,收了尾款這一單就結束了。其實,實際情況告訴我,每一次的售后跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任,都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發的郵件,為什么不做呢?郵件的內容簡潔為主。

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3)提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃,郵件內容可以同1),老客戶收到后一般會很快回復你的郵件,而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。

三、查看一下每日工作計劃表,看看昨天的工作有哪些沒有完成。

外貿業務是一項連續性的工作,比較辛苦,但貴在堅持。打個不恰當的比喻,就像農民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環節都需要去做,等待收獲收割的那一天。對于昨天沒完成的工作,大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性,想到什么做什么。忙得不可開交,客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。

這里我想說的是,我們做任何事情,其實都反映出我們的價值觀。打個比方,如果你的想法是迫切希望增加收入,那么我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業績的事情。如果你的想法是保持生活安定,工作給不了你快樂,接單也沒有成就感,那么你工作的大部分內容我想是在維護老客戶。

人的一生有很多階段,每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你,最想要的是什么,這個很重要。

按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。

先列清單:

每天先把要做的事情用白紙列一下,然后添加到每日工作計劃表中。根據事情的性質分為四類:重要不緊急,重要且緊急,緊急不重要,既不緊急也不重要。優先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。

給工作分類,重要不緊急的事情有:開發新客戶,跟進未成交客戶,研究目標市場,學習更多的產品知識,汲取更多業務經驗,和客戶建立信任,制定銷售計劃和工作目標,改進與供應商的關系,鍛煉身體,好好吃一頓午飯,適當休息等(一切對你未來業績提升有直接關系的事務)。重要且緊急:跟客戶談判,催客戶尾款,給意向客戶報價,給客戶做PI,準備樣品(維持你現有的業績的事務),完成工作計劃。緊急不重要:其他部門要求你配合的工作,領導交待的非業務性工作。很多事情看似很“緊急”,實際上拖一拖,甚至不辦,也無關大

局。學會委托或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業務員去做。既不緊急也不重要:娛樂,上網,閑聊,消遣。

平時把主要時間和精力集中于前兩類事務,這樣,工作時才是真正有效率。

一般來說,每天固定花半個小時對一段時間未聯系的客戶“say hello”下。每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞,對實事多了解一些,并且當做鍛煉閱讀能力。當有客戶來拜訪時,在路上,至少你可以多了很多當下熱點的話題。

每天半小時至一小時用來回復老客戶的郵件,簡潔表達清楚即可。把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶,力求建立起信任。每天花半小時的時間來研究了解目標市場,對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業內的標桿客戶、主要規格類型、國外最大的幾個supermarket、國外最主要的一兩個b2b網站等等。

四、合理高效地運用工具開發客戶及回復客戶郵件

完成每日計劃之后,應該在9點或9點半左右。

早上的這段時間,對大多數人來說,都屬于效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的,閑雜的工作。因此我不得不說,這段時間用來發開發信,是再合適不過了。(一般為半小時或一小時。結束時間控制在10點半之前。)

當然有些人認為,應該根據不同時區的客戶,選擇不同的時區去發開發信。這樣確保開發信能夠出現在客戶郵件列表的最上部。

我認為,這個考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。

比方說:郵件標題的寫法、設置郵件高優先級標簽等等……

郵件標題的寫法,我在之前另一個開發信的帖子里已經具體說明。

設置郵件高優先級標簽,也就是客戶收到郵件后左邊會提示一個紅色的感嘆號。這個在FOXMAIL寫郵件里面“選項”“郵件優先級”

(1)外貿業務工具之一,郵件客戶端的使用。

對于郵件客戶端,每個業務員都有自己的選擇,有些人用OUTLOOK EXPRESS順手,有些人用OFFICE的OUTLOOK順手,有些人用FOXMAIL順手,還有少數一部分人用網頁收發郵件。我個人的建議是,推薦大家用Foxmail。(注意我用的是7.0版本的綠色免安裝版,免安裝版的好處我就不說了,可以攜帶方便,不同電腦上拷貝過來就可以用。不建議去用現在官方的7.1版本,升級之后很多人吐槽不好用了。)

Foxmail相比較其他兩個客戶端的好處是:你可以創建很多簽名,把很多不同版本的開發信做成簽名,然后針對不同的客戶,發開發信的時候選擇插入不同的簽名,會非常方便。比方說我會建立好幾個開發信版本,專門針對某一行業產品的,然后還能細化具體哪些產品,專門針對XX產品的,專門針對YY產品的等等。

另外,用Outlook Express 搜索一個客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字

才能搜索,而Foxmail 7 版本的這個直接在郵件上右擊鼠標,菜單里有個“查找來自XXX 的郵件”,就會立即列出這個客戶的所有郵件,還是很方便的。

另外,如果你平時工作時經常反思和總結,或許會和我有過一樣的想法,是不是可以把很多回復客戶的郵件作成簽名,然后每次回復的時候,插入簽名,稍作修改,然后發快遞,這種方法是非常便捷并且節省時間的。

FOXMAIL里面可以設置很多個郵件簽名,我說的意思是可以根據不同的回復郵件的場景,把不同的郵件內容寫進去,作為郵件的簽名。好比:需要回復不能及時交貨的時候,插入郵件簽名“不能及時交貨 原材料原因”(簽名里面是具體的先設定好的郵件內容。)

也許你也想過,可是同樣80/20法則,付出過行動的人只有20%但卻因此節省了80%的時間。這里我只是拋磚引玉,大家悟性很高,應該會明白怎么做的。(PS:我們公司前年加入了一個地區的外貿商會的交流會,大家都是做不同行業的產品,因此分享起來都毫無保留,不會對各自利益造成多少影響。我也介紹了這個辦法,并且演示了一下。在場的很多業務員都表示這個辦法很不錯!)

下面我簡單展示下一小部分內容,算是拋磚引玉,有心人可以自己動手去做:

出差不方便及時查看郵件等情況:

Dear Mr/Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th Jun 25th 2012. With very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86xxx xxxx xxxx. If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86xxxXXXXXXX.

If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86xxxXXXXXXX.

Thank you and have a nice day!

與客人目標價無法對上的情況:

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost rising about 5% per ton

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that longterm.

Hope to get your understanding and support.

另外,充分利用郵件的標簽設置功能,這個用得好也會提高工作效率。你可以先創建好多種標簽,比如:“新客戶詢價,速回” 然后報完價格后,標上另一個標簽“已報價,注意跟進”。具體怎么操作我就不逐一羅列了,各位自行操作,本人欣賞動手帝!(一般回復客

戶的郵件控制在一小時內。)

(2)外貿業務工具之二,即時帖。

大家很容易忽視這個小東西,因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任務寫下來,1234……,貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據重要性自己定。完成之后把它取下,貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個,取下,貼到筆記本上。沒有完成的時候,你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼,象符紙一樣刺激你的視覺。

拜托,趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多,筆記本越來越厚,你會感覺到自信心的提升,工作效率的提高。最重要的是,如果你能堅持,你的拖拉,慢性子都會得到改變。是什么決定命運?性格和處事方式。

(3)外貿業務工具之三,文件夾和筆記本。

文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。

文件夾我喜歡點選一下地址欄D:/上方的“文件夾”按鈕,使之保持左邊顯示樹狀結構,避免很多返回上級等操作。

另外我的E盤清空得很干凈,完全當做客戶資料盤。根據不同市場建立5個根文件夾:北美南美中東歐洲亞洲。然后在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾,如“AAA GROUP”,之后再根據訂單的年期分為2008,2009,2010,2011,2012。進入2012后,逐個建立“包裝資料”、“客戶PO”、“形式發票”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關單據”和“結匯單據”。再建立兩個TXT文本,一個是“到款記錄”,一個是“快遞單號記錄”。這樣雖然前期工作量比較大,不過大家可以復制操作,并且用熟了之后一切都一目了然。

關于筆記本,沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點。我的建議是多準備一個小筆記本,只用來寫下客戶的詢問,因為研究客戶的詢問很重要,可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。

另外,有道云筆記很不錯很好用,推薦一下!!

4)外貿業務工具之四,方便快捷的報價利潤核算表。

對于那些每天會受到N多個要求報價的業務員,如果每個報價單都一個個去做,精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產生疲勞感,失去激情。

因此需要一個能高效、方便、快捷的報價利潤表格核算來幫助我們簡化報價前的工作。

最好填上采購價、退稅率、匯率等一些基本的數值,就能給出報價的參考意見。

附上一個報價利潤核算表(我算退稅是外貿公司退稅計算方式,工廠的業務你們改改公式即可)

現在,你只需填上采購價、退稅率、匯率、數量等,就會顯示出不同利潤率下的價格,價格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是,你可以不斷修改價格,調整不同的利潤率,最終得到一個合理的總利潤。你可以不斷修改數量,最終使得總體積正好是你目標立方數。另外,貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下,我們經常要去掉或者加上一些數量的產品,

到底哪個產品去掉或者加上好呢?

按照以往的經驗,如果超過整柜的體積,就去掉一部分產量低的,手工做的慢的,難做的產品。如果數量不夠整柜體積,那么就增加一些產量高,交貨快的產品。

現在,你可以根據利潤/立方來考慮,即每立方利潤額。這個數值高的,說明每多裝一個立方此產品,可以獲得較高利潤。

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